Diario de una emprendedora – Gestión del tiempo, ser malabarista de los imposibles

Soy mujer, soy esposa, soy madre, soy hija, soy hermana, soy empresaria, soy…. Todas estas facetas de mi vida requieren tiempo. Todas estas facetas tienen sus tareas… Y el día sigue teniendo solo 24 horas.  Viendo a mi alrededor no soy la única con este problema. Lo que pasa es que algunas lo llevan mejor, otras peor. Tengo días cuando al terminar la jornada reviso mentalmente lo que debía haber hecho  y siento que el tiempo se me escapa de las manos. Algún día está justificado, porque nos lo hemos pasado tan bien con mi hija por la tarde al sol, que no me importa. Pero otros días es simplemente porque me he asignado demasiadas cosas para el tiempo disponible y no había manera de terminarlas… Si son varios días así, me inunda el estrés…
Otras veces tengo la lista delante y me pongo a hacer cosas que me apetecen (como escribir este blog…) y ya está. También está justificado. No somos máquinas. Pero para que nuestra vida no sea un caos, estos días deben ser minoritarios y los días efectivos más. Para quitarme esta sensación de agobio de que me ahogo en las tareas pendientes… lo que me impide disfrutar mi tiempo libre con mi familia.

Llevamos ya bastante tiempo con una organización de tareas más efectiva en nuestra vida. Siendo pareja además de socios, la vida profesional y personal se mezcla, cada uno tiene su manera de trabajar, así que era importante encontrar una forma de asignar las tareas y dejar claro cuales son, periódicamente. Sobre todo para evitar discusiones derivadas de nuestra diferente forma de organizarnos la vida y el trabajo…

El gestión del tiempo y de las tareas es importante para ser efectivos tanto personal como profesionalmente. Porque siendo mamá emprendedora que para más inri trabaja desde casa, ambas facetas se entremezclan.

Intento organizarme, aunque hay que reconocer que no soy perfecta, ni super disciplinada como se ve unas líneas más arriba. Porque por ejemplo ahora estoy escribiendo esto en vez de hacer algo de la lista de pendientes… Pero creo que este tipo de organización es útil en la vida privada también no solo en la profesional.
Primero, ante todo, tener una libreta, una lista o un trocito de papel para apuntar las cosas pendientes. Ya es un desahogo solo el hecho de apuntarlas, descargarlas de nuestra mente para que no zumben por ahí «No debo olvidarme de esto, de lo otro…» Empezamos a apuntar, apuntar, cosas de nuestro proyecto, de la casa, de la matrícula del niño, la lista de compra, la lista de facturas que tenemos que hacer, las ideas creativas de nuestra empresa, el cumpleaños de mi hermano y tenemos varias páginas de cosas que hacer. Personales, profesionales, importantes, algunos con fechas límite… El gestión del tiempo según el método que utilizo yo, consiste en clasificar las tareas según su importancia y urgencia.

Gráfica de Eisenhower

La gráfica original a mí me resulta útil, porque es muy visual y da una sensación de orden, pero creo que cada una puede realizarla como más le guste, hacer la clasificación con colores, números, escribir una lista numerada desde los más importante a los menos…  Al principio me pareció un rollo, que me costará más organizar, que realizar las tareas y punto. Pero me dí cuenta que no tenía razón. Tanto en la vida privada como en la profesional tenemos más control así y menos estrés en la cabeza tipo «ay que no se me olvide apuntar al niño al kárate…»

El café me sale bonito, ¿verdad?

 

Nosotros actualmente nos organizamos así:

1. paso HOJA TRIMESTRAL (genérico y largo plazo)
Marcamos los hitos de nuestra empresa. Apuntamos los objetivos en general, como por ejemplo Campaña Cumpleaños de Marabico o Notas de prensa para su desarrollo, o viaje familiar, su realización y evaluación. Seleccionamos de nuestras ideas, las que por fechas o por organización deben convertirse de ideas en campañas o proyectos con sus tareas y fechas concretas.

2. paso HOJA MENSUAL (más concreto y plazo medio)
Teniendo en cuenta los objetivos, en esta hoja reflejamos las tareas derivadas de nuestros objetivos. Es una simple lista de las cosas pendientes de realizar.

3. paso HOJA SEMANAL ( tareas concretas y corto plazo)
Utilizamos la gráfica de Eisenhower para asignar las tareas concretas, profesionales y personales que hay que realizar en una semana, clasificándolos por su importancia y urgencia y asignamos el responsable de realizarlas.

Y al final: la sensación de ir tachando tareas y sentirte a gusto…

Parece complicado, pero la trimestral, como su nombre indica se hace cada tres meses, aproximadamente 1 hora, además es un buen momento para ver todo desde una distancia y pensar en el futuro. La mensual es menos tiempo y la semanal normalmente suele ser el café del lunes por la mañana, leemos juntos el periódico en nuestro café favorito y luego en 20 minutos tenemos nuestra gráfica. Puedes utilizar programas de gestión de proyectos como Asana, Trello etc, si prefieres las soluciones virtuales.

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